Office manager

Ben jij een organisatorisch talent dat moeiteloos meerdere ballen in de lucht houdt? Dan zoeken wij jou! 

Wat ga je doen? 
Als Office Manager binnen ons kernteam Bewoners ben jij de onmisbare schakel. Je ondersteunt 4 managers; Manager Bewonerscontact, Manager Planmatig Onderhoud & Contract Management en 2 Locatiemanagers Dagelijks Onderhoud.
Jij zorgt voor een efficiënte werkomgeving, waarbij je snel schakelt tussen verschillende taken en prioriteiten. 
Van agendabeheer tot mailbeheer en het bijhouden van actie- en besluitenlijsten, jij neemt de managers werk uit handen en creëert een soepel draaiende werkomgeving.  
Deze rol biedt een hybride werkplek: vanuit ons hoofdkantoor Huis van Portaal in Utrecht of een van onze regiokantoren in Amersfoort, Leiden, Arnhem of Nijmegen. 

Hoe je dit gaat doen? 

• Je zorgt voor vlekkeloze administratieve en organisatorische ondersteuning, zodat de afdelingen soepel kunnen draaien. 
• Je zorgt dat belangrijke informatie altijd tijdig bij de juiste personen belandt en handelt vragen snel en efficiënt af. 
• Je beheert en organiseert de mailbox, afspraken en activiteiten voor managers en en zorgt dat belangrijke zaken de juiste aandacht krijgen.  

Dit is je team: 
Je rapporteert aan de teamleider Officemanagement wat een onderdeel is van de afdeling Inkoop & Facilitair. Het gehele officemanagement bij Portaal is onderverdeeld in 4 kernteams, met ieder een coördinator. Een van deze kernteams is Bewoners, deze dynamische en operationeel georiënteerde afdeling ga jij ondersteunen. 

Hier herken jij jezelf in: 
Je bent proactief, zelfstandig en enthousiast en hebt een passie voor administratieve en organisatorische taken. Met jouw gestructureerde aanpak weet je precies hoe je afdelingen effectief kunt ondersteunen. 

Verder breng je mee: 

• MBO werk- en denkniveau
• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden; 
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk; 
• Inzicht in de behoeften van managers voor optimale ondersteuning; 
• Zelfstandigheid en nauwkeurigheid in je werk; 
• Plezier in het ondersteunen van meerdere collega’s tegelijk. 

Wat bieden wij jou? 

• Een contract voor 24 uur per week wat over 4 of 5 dagen te verspreiden is; 
• Een fijn salaris in schaal F van de CAO Woondiensten. Afhankelijk van jouw kennis en ervaring verdien je tussen de €3.114,- en €3.892,- bruto per maand op basis van 36 uur per week, gebaseerd op jouw kennis en ervaring, exclusief 8% vakantiegeld.
• Een eindejaarsuitkering en een ruim opleidingsbudget dat je naar eigen inzicht mag besteden aan je ontwikkeling; 
• Een vitaliteitsbudget, waaruit jij je sportschoolabonnement of massage kan bekostigen, óf om op te tellen bij je opleidingsbudget; 
• Een goede balans tussen werk en privé. Een thuiswerkbudget om je werkplek goed in te kunnen richten en een thuiswerkvergoeding; 
• Een kilometervergoeding of vergoeding van je OV-kosten; 
• Een pensioenplan voor een zorgeloze toekomst voor jezelf en jouw gezin.  

Reageren en contact 
Ben je enthousiast geworden over deze functie? Laat het vooral even bezinken, maar wacht niet te lang. Solliciteer via de solliciteerknop rechts bovenaan. Wil je eerst meer weten? Neem dan contact op met Leonie Boshoven, Teamleider Officemanagement, via 06-33005767. 

Goed om te weten 
We laten je weten of je wordt uitgenodigd voor het eerste gesprek. Hebben we een klik? Dan volgt een online assessment en een tweede gesprek. Een verklaring omtrent gedrag maakt deel uit van onze sollicitatieprocedure. 

Met deze vacature willen wij zelf een nieuwe Portaal-collega werven. Dit is dan ook geen oproep voor acquisitie.